In de financiële wereld weegt inefficiëntie zwaar, en automatisering is dé sleutel om een finance team meer tijd te geven voor wat echt belangrijk is. Met AI-ondersteuning in accounting software kunnen taken zoals gegevensinvoer, factuurverwerking en zelfs financiële rapportage sneller en nauwkeuriger verlopen. Maar wat betekent dit in de praktijk, en hoe kun u er als bedrijf optimaal van profiteren?
Gegevensinvoer en factuurverwerking met AI
Eén van de grootste voordelen van AI in accounting applicaties is het automatiseren van herhalende taken. Denk aan factuurverwerking: AI kan facturen scannen, lezen en de juiste gegevens genereren op basis van eerder gemaakte keuzes en vervolgens automatisch inboeken. Dit bespaart uw team niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op menselijke fouten.
Praktijktip: Stel AI-regels in om specifieke taken te automatiseren, zoals het automatisch matchen, afletteren, van betalingen met facturen. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat uw facturen tijdig betaald worden, zonder handmatige tussenkomst.
Slimme inzichten door voorspellende analyses
AI kan meer dan alleen herhalende taken automatiseren. Door data-analyse en machine learning kan AI patronen herkennen en voorspellingen doen op basis van historische gegevens. Zo kan het systeem bijvoorbeeld trends in cashflow voorspellen, wat waardevol is voor het maken van nauwkeurige financiële prognoses.
Advies voor de praktijk: Gebruik deze voorspellende analyses om uw financiële planning te verbeteren. Door AI-gebaseerde prognoses in uw rapportages te integreren, kan het management sneller en geïnformeerd beslissingen nemen over bijvoorbeeld uitgaven of investeringen.
Ondersteuning bij compliance en audits
AI kan helpen om financiële gegevens op een gestandaardiseerde en geordende manier te verwerken, wat de compliance en audits vergemakkelijkt. AI-tools kunnen afwijkingen en onregelmatigheden in de boekhouding automatisch opsporen, wat tijd bespaart en de betrouwbaarheid verhoogt.
Tip: Gebruik AI als een ‘digitale assistent’ bij uw periodieke controles. Door deze technologie in te zetten, identificeert u snel mogelijke problemen en kunt u actie ondernemen voordat ze zich opstapelen.
Focus op strategische waarde
Dankzij de automatisering van routinetaken heeft uw finance team meer tijd om zich te richten op strategische werkzaamheden, zoals het optimaliseren van cashflow, het zoeken naar kostenbesparende maatregelen of het verbeteren van de bedrijfsfinanciën op lange termijn.
Advies voor de praktijk: Geef het finance team de vrijheid om zich te richten op analyses en strategische inzichten. Laat AI de operationele taken overnemen, zodat het team waarde kan toevoegen op gebieden waar menselijke expertise van groot belang is.
Een stapje verder: AI en machine learning voor risicoanalyse
Een meer geavanceerd gebruik van AI in de accounting software kan zich richten op risicomanagement. AI kan patronen analyseren die wijzen op potentiële risico’s, zoals fraude of kredietrisico’s bij klanten. Deze technologie kan financiële rapportages doorzoeken op zoek naar onregelmatigheden, zodat u proactief risico’s kunt beheersen.
Praktijktip: Overweeg AI in te zetten om trends te volgen en te monitoren in uw financiële gegevens, en om realtime waarschuwingen te ontvangen wanneer er onregelmatigheden worden gedetecteerd.
AI als uw digitale collega in het Finance team
AI biedt praktische en krachtige ondersteuning voor het finance team. Door slim gebruik te maken van AI-functionaliteiten in accounting software, wordt uw boekhoudproces sneller, accurater, en krijgt u meer controle over compliance en risico's. Dit betekent dat jouw finance team zich kan concentreren op waardevolle, strategische werkzaamheden. Of u nu aan de start staat van uw AI-reis of al enkele functionaliteiten hebt toegepast, het blijft belangrijk om regelmatig de nieuwe mogelijkheden en updates in accounting-software te verkennen. Zo kan AI echt als ‘extra paar handen’ dienen – die onvermoeibaar en secuur aan de slag blijft.
Praktijkcase: Tijdwinst en nauwkeurigheid door AI-gedreven factuurverwerking
Een Nederlands familiebedrijf in de groothandel, gespecialiseerd in de distributie van bouwmaterialen en gereedschappen voor de zakelijke markt. Met meer dan 80 medewerkers en een jaaromzet van circa €35 miljoen, levert het bedrijf voornamelijk aan aannemers, installateurs en onderhoudsbedrijven verspreid over Nederland.
Het finance team van vier medewerkers kreeg dagelijks te maken met een grote stroom aan inkomende en uitgaande facturen. Door de groei van het bedrijf nam de factuurverwerking steeds meer tijd in beslag, en de maandafsluiting liep regelmatig vertraging op door de handmatige afstemming van betalingen en facturen. Hierdoor werd het moeilijk om tijdige rapportages op te leveren voor het management, en het team voelde een toenemende werkdruk. Het bedrijf zocht naar een oplossing om deze processen te versnellen en de betrouwbaarheid van hun financiële gegevens te verhogen.
Stap 1: Identificeren van te automatiseren processen
Het bedrijf startte met het identificeren van routinetaken die tijd opslokten en waar AI goed kon ondersteunen. Uit deze analyse bleek dat vooral de verwerking van inkomende facturen, het matchen van betalingen, en het maken van financiële rapportages herhalend en foutgevoelig waren.
Stap 2: Implementatie van een boekhoud module met AI-functionaliteiten
Met goed geconfigureerde accounting software die AI ondersteunde, besloot het bedrijf te starten met de automatisering van factuurverwerking en betalingsmatching. Door de AI-instellingen aan te passen, kon het systeem leren herkennen welke gegevens belangrijk waren voor elke factuur en deze automatisch categoriseren.
Stap 3: Testen en optimaliseren van AI-algoritmen
In een testperiode kon het bedrijf de AI-algoritmen trainen door handmatig gecontroleerde facturen te gebruiken om de AI te “leren” wat er verwacht werd. Na enkele weken van testen en optimaliseren was de AI in staat om zelfstandig facturen correct te verwerken en betalingen te matchen zonder menselijke tussenkomst.
Stap 4: Volledige uitrol en implementatie van controles
Nadat het systeem stabiel bleek te functioneren, werd het volledig in gebruik genomen. Het finance team voerde wel steekproefsgewijze controles uit op AI-gegenereerde factuurboekingen om de nauwkeurigheid te waarborgen. Daarnaast werden alerts ingesteld voor uitzonderingen of afwijkingen, zodat het team snel kon reageren als er iets buiten de standaard viel.
Stap 5: Evaluatie en uitbreiden van AI-ondersteuning
Na enkele maanden werd de inzet van AI geëvalueerd en besloot het bedrijf om meer functies te automatiseren, zoals de geautomatiseerde factuurrapportages en cashflowvoorspellingen. Deze inzichten hielpen niet alleen in dagelijkse taken, maar ondersteunden ook de strategische besluitvorming.
Resultaten om op te bouwen
70% tijdbesparing op factuurverwerking
Dankzij AI verwerkte het finance team facturen tot 70% sneller dan voorheen. Deze tijdsbesparing gaf het team de mogelijkheid om zich meer te richten op financiële analyses en strategisch werk.
Betere nauwkeurigheid en minder fouten
Door de automatisering van routinetaken daalde het aantal fouten significant. Facturen werden direct correct verwerkt en betalingen werden automatisch gekoppeld aan de juiste klant, waardoor het risico op fouten drastisch afnam.
Versnelde maandafsluiting
Met AI liep de maandafsluiting soepeler en sneller. Doordat facturen en betalingen vrijwel real-time werden bijgewerkt, konden financiële overzichten op tijd en nauwkeurig worden aangeleverd.
Verbeterde cashflow-inzichten
Door gebruik te maken van AI-voorspellingen, kreeg het bedrijf een beter inzicht in hun cashflow. Dit hielp hen proactief te plannen en sneller te reageren op financiële uitdagingen.
Meer werkplezier en tevredenheid binnen het finance team
Het finance team waardeerde de vermindering van repetitief werk en kon zich meer richten op waardevolle, analytische taken. Dit verbeterde de werktevredenheid en zorgde voor minder werkdruk.
Conclusie
De case laat zien hoe AI in het finance team niet alleen efficiënter maakte, maar ook nieuwe strategische inzichten gaf en de werkervaring verbeterde. Voor bedrijven die worstelen met soortgelijke uitdagingen, kan AI een waardevolle aanvulling zijn om repetitieve processen te vereenvoudigen en kostbare tijd terug te winnen.
Ongeëvenaarde precisie met Odoo
Odoo brengt de kracht van de beste AI-algoritmen samen met menselijke expertise. Elke keer dat u de gegevens die Odoo biedt bijwerkt, worden onze teams ingeschakeld om de factuur handmatig te controleren en een op maat gemaakt sjabloon te ontwikkelen. Dit sjabloon stelt ons AI-systeem in staat om de structuur van het document te identificeren en de juiste gegevens te verzamelen. Op deze manier worden alle toekomstige facturen van deze leverancier naadloos verwerkt.
Met de AI-gedreven factuurverwerking van Odoo maakt u uw bedrijf papierloos. De snelheid van gegevensverwerking en documentverzameling neemt aanzienlijk toe. U kunt leveranciersfacturen eenvoudig scannen met de Odoo mobiele app, ze direct per e-mail naar uw database verzenden of zelfs honderden facturen tegelijk scannen en door Odoo in één keer laten verwerken!
Neem afscheid van handmatige factuurverwerking! “Waarom zou ik mijn facturen met de hand invoeren als Odoo dit automatisch kan doen?” Dat is een uitstekende vraag! Waarom het uzelf moeilijk maken? Zeg “nee” tegen het eindeloze invullen van formulieren en “ja” tegen AI-gestuurde factuurautomatisering, zodat uw team zich kan concentreren op waardevolle taken!
De gescande documenten worden omgezet met een OCR (optische tekenherkenning) tool voordat ze door de AI worden verwerkt. Als u een PDF-bestand uploadt welke u rechtstreeks van uw leverancier heeft ontvangen, of nog beter: uw leverancier stuurt de factuur direct naar uw database-inbox of gebruikt Peppol, zoekt Odoo eerst naar ingesloten metadata: barcodescanner voor Zwitserse facturen, Factur-X voor Franse facturen, enz. Hierdoor zal de nauwkeurigheid verbeteren.
Mocht u dit in praktijk willen zien?
Meer weten?
Wilt u meer weten over deze innovaties of andere functionaliteiten? Neem gerust en geheel vrijblijvend contact met ons op.